Önsöz
Bu tüzük, Kasım 2018 – Mart 2019 tarihlerinde ODTÜ içerisinde ODTÜ’nün Doğasını ODTÜlülere ve Ankaralılara tanıtma görevini üstlenen Erasmus+ Gençlik ve Kent için Doğa Projesi Doğa Rehberleri tarafından hazırlanmıştır. Bu proje kapsamında bir araya gelen ve Doğa Rehberi olan öğrenciler proje kapsamındaki doğada vakit geçirmek, doğayı bilip tanıyıp öğrenmek, insanların doğa ile bağ kurmasına yardımcı olup doğa ile olan iletişimi kurma amaçlarına ulaşabilmek için EKOSAM adı altında bir öğrenci topluluğu kurarak, projeden sonra da doğa eğitimi çalışmalarını devam ettirmeye karar vermiştir.
Amaçlar
Bu tüzük, EKOSAM Öğrenci Topluluğunun faaliyetlerini yönetim, yürütme ve denetim kurullarının görev ve işleyişini belirlemektedir. Buradaki temel hedef, EKOSAM Öğrenci Topluluğu ve faaliyetlerinin bu düzen içerisinde devamlılığının sağlanmasıdır.
Topluluk Amaçları
- Halk-bilimi olgusunu önce ODTÜ içerisinde, sonra Ankara ve sonrasında da ülke çapında yaygınlaştırılarak toplum bilim çalışmalarına ve doğa korumaya katkısağlamak, işlenebilir çıktılar elde etmek.
- Doğa rehberlerinin proje ve etkinlikler süresince elde ettiği deneyimlerini sunum, çalıştay, seminer ve benzeri yollarla kitlelere aktarması, doğa rehberleri yetiştirmeleri, sağlıklı ve sürdürülebilir doğa-insan ve doğa-kent ilişkilerinin kurulmasına zemin hazırlanmak.
- Kent içinde doğa unsurlarını koruma uygulamalarının önemi hakkında bilinç oluşturmak ve bu uygulamaları yaygınlaştırmak.
- ODTÜ yerleşkesinde doğa, çevre koruma, çevre sorunları konusunda bilinç artırma, yeni ve uygulanabilir proje fikirleri üretmek ve bu fikirleri hayata geçirmek.
- “Halk Bilim Girişimi”nin kurulması yoluyla, bozkır, orman ve göl ekosistemlerinin yapısı,işlev ve değerleri konusundaki bilgi birikimini “vatandaş” ile paylaşarak, bu ekosistemlerin önemini topluma anlatmak ve ODT.’nün toplumla olan bağını gü.lendirmek amacıyla her yaş gurubundan öğrenciler ve yetişkinlere yönelik eğitimler ve etkinlikler düzenlemek.
1. AÇIKLAMALAR
1.1 Tanımlamalar
ODTÜ Orta Doğu Teknik Üniversitesi
EKOSAM Ekosistem Uygulama ve Araştırma Merkezi
DK Denetim Kurulu
YK Yürütme Kurulu
ES Etkinlik Sorumlusu
MS Malzeme Sorumlusu
KS Kriz Sorumlusu
2. YÖNETİMLE İLGİLİ KURULLAR
2.1 GENEL KURUL
- a. Genel kurula bütün üyeler katılmalıdır. Genel kurulun toplanması için gereken katılımcı üye sayısı, mevcut üye sayısının yarısının bir fazlasıdır. İlk çağrıda yeterli kişi sayısına ulaşılamadığı durumda ikinci çağrı yapılır ve kişi sayısı şartı aranmadan Genel Kurul Toplantısı gerçekleştirilir.
- b. Her sene, Bahar ve Güz akademik dönemlerinin ikinci hafta sonu olmak üzere genel kurul en az iki defa toplanır.
- c. Genel Kurul toplantısı en az iki hafta öncesinden tüm üyelere e-posta ile duyurulur.
- d. Genel Kurula, genel kurullarda görevlendirilmiş olan tüm üyelerin katılmasızorunludur. Katılmayan üyelerin mazeretlerini mutlaka YK’ya bildirmesi gerekir.
- e. Genel kurula katılan üyeler arasından bir ya da birden fazla üye ile sekreterya oluşturulur. Genel Kurul Toplantısını yürütecek olan moderasyon ekibi, toplantı günü, toplantı başlamadan önce üyeler tarafından seçilir. Bu birim, Genel Kurul boyunca konuşulan konuların, önerilerin, değerlendirmelerin kayıt altında tutulmasını sağlar. Genel kurul bitiminden sonraki iki hafta içerisinde “Genel Kurul Tutanağı” oluşturulup yayınlanır ve tüm üyelere ulaştırılması sağlanır. Genel kurulda karar alınırken sosyokrasi yöntemi benimsenecektir.
- f. Genel Kurul Tutanakları, arşivde muhafaza edilir.
2.2 YÜRÜTME KURULU
2.2.2.1 Malzeme Birimi
2.2.2.2 Yazı İşleri Birimi
2. 2.3 Eğitim ve Uygulama Birimi (Doğa Rehberleri Ekibi)
2.2.4 Finansal Birim
2.3 DENETİM KURULU
2.4 KURULLAR TOPLANTISI
3 EĞİTİM VE UYGULAMA
3.1 Topluluk İçi Eğitim ve Etkinlikler
3.2 Halk Bilim Eğitim ve Etkinlikleri
3.3 Etkinlik Koordinasyonu
g. Etkinlik Sorumlusunun görevleri:
Etkinlikte uzman yer alacaksa ilgili uzmanı belirler.
Etkinlik akışını hazırlar; malzeme sorumluları, kriz sorumluları ve diğer doğa rehberleriyle paylaşır.
Doğa rehberlerinin görev dağılımını yapar ve organize eder.
Etkinliğe katılacak doğa rehberlerini katılımını teyit eder
Katılımcıları karşılar. (Etkinlik planını katılımcılarla paylaşır, tanışma etkinliklerini yönetir ya da doğa rehberlerinden destek alır.)
Etkinlik boyunca akışı kontrol eder, düzeni sağlar.
Kriz anında kriz sorumlusuyla birlikte çalışır.
Katılımcıların dilek ve isteklerini kaydeder.
Etkinlik sonunda EKOSAM Öğrenci
Topluluğu Yürütme Kuruluna iletir.
- a. Yürütme kurulu Genel Kurul tarafından sosyokrasi yöntemi ile seçilen ü. asil üye ve bir yeni üyeden oluşur ve topluluğun başkanı yürütme kuruluna başkanlık eder. Yürütme Kurulu üyelerinden en fazla biri yeni üyelerden olabilir. Yürütme kurulunda görev alacak yeni üye, esas seçimden sonraki bir ay içerisinde alınacak toplantıda seçilir.
- b. Yürütme Kurulu topluluğun amaçları doğrultusunda faaliyetler gerçekleştirilmesi için .ncülük eder ve koordinasyonu sağlar. Etkinliklerde adil iş dağılımının oluşmasını sağlar, grubun motivasyonunun azalmasını önlemeye çalışır. Büyük çaplı etkinlikler için kriz sorumlusunu belirler. Yapılacak etkinlikler veya herhangi bir faaliyet için ODTÜ yönetimi ile ilişkileri yürütür.
- c. Dönem sonlarında yaptığı çalışmaları Genel Kurul’a sunma, yazılı olarak ve bilgisayar ortamında arşivlemekle yükümlüdür.
- d. Dönem planını hazırlar ve her akademik dönemin başında yapılan Genel Kurul Toplantısı sırasında üyelere sunar.
- e. YK üyeleri başka herhangi bir kurulda yer alabilir.
- f. EKOSAM topluluğunun tasarım, tanıtım ve organizasyon işlerinden sorumlu “Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Birimi”; malzeme, yoklama ve yazı işlerinden sorumlu “Teknik Birim”; topluluk içindeki ve halk-bilim etkinlik ve eğitimlerinden sorumlu “Eğitim ve Uygulama Birimi”; topluluğun finans ve büt.e işlerinden sorumlu “Finansal Birim” YK’ya bağlıdır.
- g. Yürütme kurulu, dönem içinde yapılan toplantı, etkinlik ve çalıştay arşivlerinin oluşturulmasından ve düzenlenmesinden sorumludur. Dönem boyunca yapılan etkinliklerin yazılı kaydını tutmakla görevli kişilerden gelen raporları derler, online ve yazılı arşiv oluşturur.
- h. Her yeni yıl döneminde, dönem başının ilk 2 haftası içinde tanışma toplantıları düzenler. Bu tanışma toplantısının planlamasını yapar. Toplantıda kullanılacak materyallerin hazırlanmasında “malzeme birimi”nden; ve toplantının duyurulması için ise “tanıtım birimi”nden destek alır.
2.2.1 Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler
2.2.1.1 Tasarım Ekibi
2.2.1.2 Tanıtım Ekibi
- a. Her türlü görsel materyal, video ve tanıtıcı materyallerin hazırlanmasından sorumludur.
- b. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler biriminin diğer ekipleriyle koordineli çalışırlar.
2.2.2 Teknik Birim
- a. Topluluğun, sosyal medya ve diğer duyuru organları aracılığı ile kişiler ve kurumlarla ilişki kurulmasını sağlar.
- b. Duyuruların gerekli yerlere asılmasını ve çağrıların gerekli yerlere ulaşmasını takip eder.
- c. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler birimi ekipleriyle koordineli çalışırlar.
- d. Her türlü görsel materyal, video ve tanıtıcı dokümanın kullanılıp topluluğun tanıtılmasını, proje çıktılarının ve düzenlenen etkinliklerin etkin bir biçimde hedef kitleye sunulmasını sağlar.
- a. Teknik Birim, YK tarafından seçilen Malzeme Birimi ve Yazı İşleri Birimi’nden oluşur.
- b. Gerekli g.rülen zamanlarda toplanır.
- c. Teknik birim altındaki diğer birimlerin koordinasyonu ve YK ile olan ilişkisinden sorumludur.
- a. Doğa etkinlikleri için gerekli olan malzemeleri belirler.
- b. EKOSAM’ın çalışmalarına katkısı olabilecek çevirileri Eğitim ve Uygulama birimi ile birlikte belirler, üyelere dağıtır ve tüm envanterin tek bir format ileyazılmasını ve çoğaltılmasını sağlar.
- c. Toplantı, seminer, sunum, yarışma, genel kurul v.b. gibi etkinliklerde kırtasiye ve teknik ekipman gereksinimleri temin eder.
- d. Topluluk içerisindeki her türlü ekipmandan sorumludur.
- e. Güz ve Bahar dönemleri başında kırtasiye ve ekipman listesinin oluşturmasında ve güncellemesinden sorumludur.
- a. Yurtiçi ve yurtdışı kulüp, topluluk, .rgüt, üniversite gibi kurum ve kişilerle yazışmaları ilgili birim ve kişilerle birlikte hazırlar.
- b. Diğer birimlerden gelecek raporların, yazışmaların, mektupların ve diğer yazıların bulunduğu dosyaları düzenler. İsteyen tüm üyelerin bu belgelere ulaşmasını sağlar.
- c. Sergi, toplantı, seminer, sunum, yarışma, genel kurul v.b. gibi etkinliklerin yasal izinlerinin alınmasını takip eder ve duyurulması için Basın Yayın Halk ve İlişkiler Kurulu – Tasarım ekibine iletir.
- d. Doğa Eğitimleriyle ilgili kurum, kuruluş ve kişilerin iletişim bilgileri, gerçekleşen etkinlikler ile ilgili bilgileri ve evrakı arşivler.
- e. EKOSAM Öğrenci Topluluğu üyelerinin bilgilerinin bulunduğu veri tabanının bilgisayar ortamında oluşturulmasını ve güncellenmesini sağlar.
- a. Doğa rehberlerinden oluşan birim, her yaş grubundan katılımcıya doğa eğitimleri verir b. EKOSAM üyeleri başka bir ekibe üye bile olsalar doğa rehberi ekibindeolabilirler.
- c. Mevcut etkinliklere ek olarak eğitimlerle ve araştırmalarla elde edilen yeni bilgileri de aktarmak, topluluğun ve eğitimlerin dinamikliğini sağlamak doğrultusunda yeni etkinlikler üretir.
- d. Başka etkinlikler kapsamında g.nüllü olunması takdirinde doğa rehberleri bilgi ve deneyimlerini bu etkinliklere de aktarır, doğa bilincinin yaygınlaşması için bu imkanları değerlendirir.
- e. Yeni gelecek doğa rehberlerine eğitimlerde .ncülük ederler.
- f. Eğitim ve Uygulama metotları için
- a. Finansal Birim, ancak YK’nın kararı ile topluluk içerisinde para toplayabilir. EKOSAM’da diğer kişilerin para toplaması mümkün olamaz.
- b. EKOSAM içinde her türlü para toplama ve ödeme ile her türlü etkinlik gelir ve giderleri, vb. tüm kalemlerin branşlar arasında paylaşımı tüm maliyet hesabı ve yönetimi ile ilgilenir.
- c. Finansal Birim, Denetim Kuruluna karşı sorumludur.
- a. Genel kurul tarafından seçilen ü. üyeden oluşur.
- b. Denetim kurulu ayda bir toplanır.
- c. Üyelerden ve etkinlik katılımcılarından gelen eleştiri, önerileri inceler ve değerlendirmesi için YK’ya sunar.
- d. Genel kurulda sunulan etkinlik taslak programını takip eder. Bir aksama ya da eksiklik denetlediği anda YK’ya sunabilir. Bu durumda kurullar olağanüstü toplanabilirler.
- e. Mali kayıtları denetler.
- f. Yapılan çalışmalarla ilgili dönem sonu raporunu genel kurullarda sunar.
- a. Herhangi bir dönemde talep üzerine toplanabilir.
- b. Tüm EKOSAM mensupları katılabilir.
- c. Kurullar arasındaki iletişimi düzenlemek üzere toplanır.
- d. Toplantı çıktıları DK’ya rapor olarak bildirilir.
- a. Dönem içinde yapılması gereken doğa eğitimleri ve doğa rehberlerinin eğitimleri YK ve Eğitim Uygulama Biriminin birlikte çalışması ile gerçekleştirilir.
- b. Zorunlu eğitimlerin verilmesinden doğa rehberleri sorumlu olmakla birlikte, gerektiğinde konunun uzmanları da davet edilebilir. Bu uzmanların gelişlerinin organize edilmesi Eğitim ve Uygulama Biriminin işidir.
- c. Etkinliklerin hazırlık aşamasında ve yapılması gereken işler için adaletli iş dağılımı yapılacaktır.
- d. Her etkinlik için, ES, MS ve KS en az bir hafta önceden belirlenecektir.
- e. Konferans, seminer, kurs, toplantı, gösteri, çalıştay, atölye, sergi ve yarışma gibi etkinliklerin düzenlenmesini, yıllık etkinliklere bağlı olarak Teknik Birim ve Eğitim & Uygulama Birimi ile birlikte hazırlar.
- f. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler birimi altındaki ekiplerle birlikte çalışırlar
- a. Hedef kitlelere yönelik eğitim ve etkinliklerin hazırlanmasını kapsar.
- b. Bu eğitimleri hedef kitleye uzmanlar ve/veya doğa rehberleri verir.
- c. Etkinlik organizasyonlarını YK’ya bağlı tüm birimler birlikte çalışarak yapar.
- d. Topluluğun yapacağı etkinliklerin belirli bir programı olmalıdır. Program en az bir hafta öncesinden belirlenmeli ve programın dışına çıkılmamalıdır.
- a. Eğitmen eğitimleri, okullarla yapılan etkinliklerde, Ankaralıların katılımına açık etkinliklerde, ve ODTÜ kampüsünde düzenlenen tüm etkinliklerde görev dağılımı bu başlıkta belirtilen esaslar doğrultusunda düzenlenmelidir.
- b. Her etkinlikte, Etkinlik Sorumlusu (en az 2) , Malzeme Sorumlusu (en az 2) ve Kriz Sorumlusu (en az 1) olmalıdır.
- c. Kriz Sorumlusu seçiminde tecrübe dikkate alınmalıdır.
- d. Yapılacak doğa etkinliklerinden en az bir hafta önceden hedef kitleye göre etkinlik akışı düzenlenmelidir.
- e. Büyük çaplı etkinliklerde kriz anlarında görev alacak kriz sorumlusu yürütme kurulu tarafından belirlenir.
- f. Direktifi alan kişilerin kriz sorumlusunun aldığı kararları uygulaması gerekmektedir. Kriz sorumlusunun aldığı kararlarda tüm topluluk o kişinin arkasında durmalıdır. Bu yüzden seçilecek olan kriz sorumlusu yeterli ve yetkin biri olmalıdır.
- h. Malzeme Sorumlusunun görevleri:
Katılımcı Kayıt Formu, Katılımcı Ön Bilgi Formu, Katılımcı Değerlendirme Formu ve Etkinlik El Kitaplarının miktarını kontrol eder.
Etkinlik akışına, hedef kitleye ve katılımcı sayısına göre malzemeleri hazır eder.
Mekanı kontrol eder. (ışık, ses, bilgisayar girişi için d.nüştürücü var mı, projeksiyon aleti çalışıyor mu, havalandırma nasıl)
Etkinlikte kullanılacak malzemeler alır ve sunum bilgisayarını belirler
Etkinlik sabahı etkinlik mekanını hazır eder. Varsa, bilgisayar projeksiyon aletini, salon havalandırmasını kontrol eder.
Katılımcı Kayıt Formlarının doldurulmasını takip eder.
Katılımcı Ön Bilgi Formlarının doldurulmasını takip eder.
Katılımcı Değerlendirme Formunun doldurulmasını takip eder.
Etkinlik El Kitaplarını dağıtır.
Etkinlik sonunda Etkinlik Kutusu Malzeme Listesini günceller ve EKOSAM Topluluğu Malzeme Sorumlusuna iletir.
Etkinlik boyunca sosyal medyadan yapılan paylaşım/duyurulara destek verir.
i. Kriz Sorumlusunun görevleri:
Etkinlik akışının dışında gelişen bir olayla karşılaşıldığında (hava şartları, ani rahatsızlıklar, aksamalar halinde inisiyatif alır. İhtiyaç duyulacak kişilerle irtibata geçer.
Etkinlik boyunca sosyal medyadan yapılan paylaşım/duyurulara destek verir.
4 DOĞA REHBERİ OLMAK – EKOSAM ÜYELİĞİ
- a. EKOSAM’a fayda sağlayacağı düşünülen öğrenci, akademik/yönetim personeli veya diğer üniversiteler ve alanında uzman ya da uzman olabilecek herkes topluluğa üye olabilir.
- b. EKOSAM adı altında faaliyetleri gerçekleştirebilecek ve gerekli eğitimleri almış ve etkinliklere katılmış her üye “Doğa Rehberi” ünvanıyla anılır.
- c. Üyenin Doğa Rehberi olabilmesi için, Erasmus+ Gençlik ve Kent için Doğa Projesi kapsamında oluşturulmuş eğitimler baz alınarak topluluk üyeleri tarafından geliştirilmiş gerekli eğitimleri almış ve pratiğe dökebilir olması gerekmektedir.
- d. Topluluk dinamiklerinin toparlayıcılık unsuruna göre doğa rehberleri, doğadaki yolculuklarda eğlendirici, kaynaştırıcı, kolaylaştırıcı ve uzlaşmacı, arabulucu olmaya özen göstermeli, olası sorunlara hızlı ..züm üretebilmeyi benimsemeli gerektiğinde karar verici olabilmelidir.
- e. Topluluk dinamiklerinin kapsayıcı unsuruna göre doğa rehberleri, aktaracağı her konuyu üst – alt şeklinde değil, deneyimli, az deneyimli şeklinde vurgulayarak paylaşmalı, her kesimden yaş grubuyla iletişim kurabilmeli, etkinliklere katılımcı olmalı, seyredici olmamalıdır.
- f. Doğa rehberleri bilgilerini ve deneyimlerini aktarırken sürükleyici ve aynı zamanda öğretici tanımlara sahip olmalıdır.
Doğa rehberliğinde sürükleyicilik; doğa rehberleri iyi bir hikaye anlatıcısı olmakla birlikte sadece gündüz değil, geceleri de etkinlikler yapabilen, bulunduğu koşulları değerlendirebilen yaratıcı biri olmalıdır. Doğayı daha ilgi çekici hale getirebilmeli, insanlarda doğa merakı uyandırıp, soru sordurabilmeli ve onları doğaya karşı heveslendirebilmelidir.
Doğa rehberlerinde öğreti; Doğa rehberleri belirlenen konular hakkında genelden özele bilgi sahibi olup neden sonuç ilişkisi kurmalıdır. Doğa ve insan, doğal ve beşeri kavramlarını bir bütün olarak görebilmeli ve bunu aktarabilmelidir.
- g. Doğa rehberleri eğitimler verirken eğitmen adaylarını tanımalı ve geri bildirimler vererek süreci dinamik tutmalıdır. Eğitimlerden sonra mutlaka uygulama yapmalıdır. Uygulamalarda grup etkinlikleri, etkileşimli sanat etkinlikleri kullanıp, eğitimcilerin deneyim kazandırma yöntemlerini geliştirip, sorumluluk edindirme (Ödevlendirme, görevlendirme), ve tekrar edilebilir bir arazi rotası oluşturup ve pratik yaptırmakla sorumlulardır.
- h. Kararlaştırılmış yöntemler olarak doğa rehberleri, topluluk bağı kurma, bilgi aktarımında arazi kullanılamayacak durumda ise diğer alternatiflerle ilerlemek ve iyi bir eğitim planı yapıp ona uymakla yükümlüdürler